Entenda a rotina da gestão de condomínios

Entenda a rotina da gestão de condomínios

A gestão de condomínios não é tarefa simples. Administrar itens de manutenção, realizar atividades operacionais, gerir funcionários e lidar com a contabilidade são algumas das várias atividades da rotina de um condomínio. Veja, a seguir, uma síntese das atribuições necessárias em uma administração de condomínio:

Tarefas diárias

São muitas as atividades que precisam ser desempenhadas diariamente para a manutenção de um condomínio. Dentre as responsabilidades do síndico, podemos citar:

  • Manter uma boa comunicação com o zelador;
  • Exigir que o zelador verifique o livro de ocorrência e notifique-o;
  • Monitorar a limpeza do hall de entrada e recolhimento do lixo;
  • Verificar p funcionamento câmeras de vídeo e gravação.

Tarefas semanais

Outras tarefas precisam ser realizadas, e monitoradas todas as semanas. Veja quais são:

  • Acompanhar lançamentos e despesas feitos pela administradora na internet;
  • Verificar integridade do lacre e carga dos extintores;
  • Verificar nível de óleo dos geradores, bem como as entradas e saídas de ventilação;
  • Verificar a limpeza de reservatórios das instalações hidráulicas.

Tarefas mensais

As tarefas que o síndico (ou gestor) precisa realizar mensalmente são as seguintes:

  • Acompanhar, fiscalizar e analisar notas fiscais, extratos bancários, pagamentos, contribuições, etc;
  • Ter um plano de previsão de despesas/receita anual e estabelecer os gastos por área (manutenção, consumo de água, encargos sociais etc.).
  • Comparar o orçamento planejado com o resultado real no final do mês;
  • Verificar se todos os atestados estão em dia, como NR 10 Para-Ráios (Normas Regulamentadoras de Instalações Elétricas); NR 5 CIPA (Normas Regulamentadoras de Segurança e Saúde no Trabalho);
  • Checar os balancetes de prestação de contas aos condôminos;
  • Checar recolhimento dos direitos trabalhistas (INSS, FGTS etc);
  • Checar pagamentos de funcionários, contas água e luz etc.

Atividades junto ao conselho administrativo e ao zelador

  • Reuniões mensais para prestação de contas e análise da parte operacional;
  • Checar se todos os equipamentos e seus comandos estão em perfeita funcionalidade: Alarme de incêndio, Bomba de recalque, Bomba d’água, Central da portaria, Disjuntores, Quadro de força, Sistema de segurança, Para-raios;
  • Sinalização interna – indicação fluorescente de escada, extintores, porta corta-fogo etc. e de filmagem no ambiente.

Tarefas anuais

Na gestão de condomínios são necessárias, ainda, algumas atividades anuais. Confira quais:

  • Gerir os extratos de pagamento por funcionário do INSS e FGTS;
  • Verificar envio da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
  • Redigir o cronograma do pagamento de impostos e acordos sindicais;
  • Organizar as despesas com os 13º salários dos funcionários;
  • Pagar os seguros de vida para funcionários – previsto em acordo coletivo;
  • Apresentar a previsão Orçamentária e Prestação de Contas à Assembleia Ordinária;
  • Providenciar a dedetização e desratização das dependências comuns do condomínio;
  • Manter em dia o alvará de Licença de Funcionamento do Condomínio – para condomínios comerciais e/ou de uso misto;
  • Verificar ações do PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) – vistoria, laudo e certificado anual;
  • Verificar formalização de CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) – pelo menos um funcionário designado;

Estes são apenas alguns dos itens mais importantes na gestão de condomínios. É importante o cumprimento rotineiro destes itens para manter o bem estar e um bom relacionamento com os condôminos sem qualquer tipo de confusão.

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